PROSEDUR KAJIAN PENGURUSAN NILAI

PENGENALAN

Penggunaan Kajian PN di USA telah lama berkembang dimana tidak kurang dari 14 agensi persekutuan yang terlibat dalam pembinaan telah menggunakannya dalam perancangan rekabentuk dan pembinaan malah telah mencapai penjimatan kos modal dan kos operasi yang signifikan. Selain itu,sektor swasta juga menggunakan pendekatan yang sama.
Prosedur berikut adalah cadangan panduan umum apabila hendak menjalankan kajian Pengurusan Nilai.

APLIKASI (PEMAKAIAN)

Semakan awal kajian PN digunakan semakin besar peluang penjimatan kos diperolehi. Semakin lewat semakin sukar untuk membuat penjimatan kos.

Semakin hampir proses rekabentuk siap, semakin bersedia pasukan PN memahami fungsi keseluruhan sistem dan semakin tepat dalam membuat penilaian dan Menyediakan alternatif- alternatif yang sesuai.

Usaha untuk menaplikasikan kajian PN hendaklah bermula semasa peringkat awal fasa rekabentuk lagi iaitu rekabentuk konsep dan menumpukan kepada bidang rekabentuk utama di mana keputusan perlu dibuat lebih awal.

Perkara perkara yang memerlukan semakan lebih awal termasuklah keperluan program,lokasi tapak,rupa bentuk struktur,sumber tenaga,impak sekitaran,kriteria dan standard,tata atur serta konsep.

Kajian awalan hendaklah dibuat sebelum siapnya 30% fasa rekabentuk. Kos ,tenaga dan kos kitaran hayat( LCC) hendaklah dijadikan sebagai sasaran utama bagi menjadi asas kepada pengenalpasti bidang/kawasan berpotensi yang dapat menyumbangkan penjimatan yang banyak.

Semakan kedua dijadualkan apabila rekabentuk siap 50-60%. Ini supaya semakan terperinci terhadap rekabentuk arkitek,elektrik,struktur dan mekanikal dapat dilakukan.

Semakan akhir untuk laporan akhir (final report) boleh dibuat sehingga 90% proses rekabentuk siap.


OBJEKTIF

Objektif kajian PN adalah untuk mewujudkan satu usaha yang bersistematik,teratur dan tersusun bagi mendapatkan hasil/ produk yang tinggi nilainya.
Terdapat beberapa faedah yang berpotensi diperolehi hasil daripada menaplikasikan kajian PN

a) Masa
Aplikasi Pn di peringkat awal akan menjimatkan masa melalui penjelasan skop, mengurangkan
permulaan yang salah dan membantu menghindari terlebih bajet dan merekabentuk semula.
Semakin ketat jadual rekabentuk, semakin ia membantu untuk mendapatkan faedah faedah
tersebut melalui perjumpaan diadakan.
Usaha PN perlu dibuat selari dengan jadual biasa supaya masa tambahan tidak diperlukan.

b) Pemiawaian & Kemudahan( Standardization & Simplication)
PN memastikan yang pemiawaian dan kemudahan alternatif diberi pertimbangan untuk
mengurangkan kos melalui analisis fungsi yang tidak diperlukan.

c) Memisahkan Rekabentuk yang Lemah
Pasukan PN membuat semakan terhadap hasil kerja mereka yang bukan dari kalangan
perekabentuk asal bagi membantu sekiranya terdapat potensi kelemahan rekabentuk untuk
memperbaiki semasa proses rekabentuk.

d) Membantu dalam Menyelesaikan Masalah
PN merupakan satu kaedah penyelesaian masalah yang terbaik. Masalah yang berkaitan
dengan prestasi,realibiliti,keadaan luar jangka atau kualiti akan ditugaskan kepada ‘task team’
untuk ditingkatkan penyelesaiannya.

e) Menganjurkan Kajian Khusus dan Program
Kawalan kos,analisis ekonomi kitaran hayat,pemeliharaan tenaga,kajian sekitaran dan risiko
teknikal, semuanya dapat ditingkatkan dengan mengabungkan kesemuanya dalam kajian PN.
Fasilitator PN harus berbincang dengan klien atau pembuat keputusan untuk menetukan skop
kajian. Dengan itu objektif kajian dapat dijadikan sebagai rangka kerja dalam membuat kajian
nilai.

PROSES KAJIAN PENGURUSAN NILAI

Kejayaan kajian PN sesungguhnya bergantung kepada bengkel formal dimana pasukan kajian PN akan mengadaptasi Plan Kerja Berstruktur PN.

Fungsi penting pasukan PN adalah seperti yang ditunjukan dirajah berikut. Pasukan kajian PN dibentuk untuk mengumpul fakta, mendefinisi, mengklasifikasikan dan menilai fungsi, pakar sumber dan Menyediakan anggaran kos.

Kemudian proses ini diteruskan ke langkah seterusnya untuk menghasilkan idea dengan membuat spekulasi tentang fungsi. Idea yang telah dinilai seterusnya terpilih ,akan dibangunkan bagi memenuhi keperluan dankehendak klien.

Dalam proses ini, pasukan PN harus mencapai objektif kajian. Selain itu juga, setiap ahli pasukan perlu menggunakan nilai hubungan kemanusian yang baik dalam usaha untuk Memastikan suasana bengkel berjalan dalam keadaan yang bermanfaat dan dapat menghasilkan keputusan yang positif.


PENGURUSAN NILAI & PENDEKATAN SISTEM

Adalah penting untuk memahami konsep pendekatan sistem kerana sebarang perubahan terhadap polisi dan strategi di sesebuah bahagian atau jabatan akan mempengaruhi bahagian yang lain sama ada secara lansung atau tidak lansung.

Keputusan untuk meningkatkan jumlah pasaran sesuatu produk sudah tentu mempengaruhi keupayaan pembuatan, sumber manusia, kewangan bahkan mungkin mempengaruhi keseluruhan polisi dan strategi organisasi.

Prinsip yang sama juga dipakai dalam pembinaan bangunan yang mana pendekatan sistem bukan sahaja terhad pada bangunan itu sendiri tetapi melibatkan penggunaan tanah untuk perancangan zon, kewangan, peraturan/undang- undang tanah dan sebagainya.

Teknik pengurusan Nilai melengkapkan aplikasi Teori Sistem. Methodologinya Menyediakan peluang untuk Memastikan semuanya adalah terbaik hasil dari sebarang sistem.


APA ITU PENDEKATAN SISTEM?

Lucey(1997): “ Satu Kaedah rangka kerja yang membantu menganalisis dan menjelajah operasi dan interaksi yang wujud dalam sistem di sekeliling kita .”

Universiti Terbuka United Kingdom mendefinisikan ‘sistem’ sebagai himpunan bahagian bahagian yang mana:

• Bahagian atau komponen dihubungkan antara satu sama lain dalam cara yang tersusun.

• Bahagian atau komponen saling mempengaruhi apabila berada dalam sistem dan berubah
apabila meninggalkanya.

• Himpunan itu menghasilkan sesuatu

• Himpunan itu dikenalpasti oleh seseornag sebagai ‘faedah khas’.

Definisi-definisi diatas mengandungi elemen terpenting pada bahagian, hubungan dan objektif. Ianya amat luas dan boleh dipakai pada sebarang sistem dikeliling kita. Contohnya sistem landasan, sistem akauntasi, sistem informasi dan sebagainya.


CIRI- CIRI ANALISIS SISTEM

Beberapa aspek penting dalam analisi Sistem adalah :

• Semua sistem yang dicipta adalah bahagian bahagian yang berhubung kait atau terdiri dari
subsistem dan sistem hanya diterangkan sebagai keseluruhan.

• Sistem yang tersusun dalam sesebuah subsistem terbentuk daripada bahagian bahagian yang
lebih kecil.

• Bahagian bahagian daripada sistem tidak boleh diubah tanpa memberi kesan kepada bahagian
yang lain. Kebanyakan masalah organisasi berlaku akibat daripada mengabaikan prinsip ini.

• Subsistem harus berusaha untuk mencapai matlamat sistem yang lebih tinggi dan bukannya
mengejar objektifnya sendirian.

• Sistem yang berorganisasi mempunyai harta kejur dan harta lembut. Harta kejur dapat dinilai
mengikut cara yang objektif. Dengan kata lain, harta dalam sesebuah sistem berorganisasi
adalah hal yang berkaitan dengan nilai atau citarasa individu.

Sistem Analisis,juga dikenali sebagai ‘Sistem Berfikir’ atau ‘Teori Sistem Am’. Ia tidak Menyediakan senarai lengkap yang sedia siap sebagai penyelesaian kepada masalah organisasi. Sebaliknya ia memperkenalkan kepada organisasi tersebut sebagai satu sistem yang keadaanya amat rumit dengan hubungkait yang pelbagai dan membantu mengelakkan daripada membuat pandangan sempit terhadap masalah tersebut.

Prinsip ini digunakan dalam pembinaan di mana pemahaman terhadap hubungan antara pihak pihak terlibat adalah amat penting bagi meningkatkan lagi tahap komunikasi dan mencapai objektif projek dengan lebih baik.

Oleh yang demikian, Pengurusan Nilai menganjurkan sistem berfikir untuk melihat sesuatu perkara dalam perspektif yang lebih luas. Ia berkaitan secara terus dengan rekabentuk,perolehan, pemasangan dan /atau pembinaan.









1) Bincangkan mengapa Fasa Kreativiti/ Spekulatif merupakan peringkat yang penting di dalam sesuatu Bengkel Pengurusan Nilai (10markah)



2) Bincangkan dengan jelas tentang Rangka Kerja( Job Plan)